全社員と経理部門の業務コストを削減できる「経費精算システム」。
2020年実施の調査によると、現在は65.2％の企業で経費精算システムが導入されていると言われています。
月額約500円/人程度の投資で効果を期待できる経費精算システムですが、自社に合うシステムを選ぶのは難しいもの。
この記事では、経費精算システムの比較ポイントを解説するとともに、フローチャートを使っておすすめの経費精算システムを導き、機能や価格を比較紹介していきます。
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、紙やExcelで行われていた経費精算業務を電子化するもので、次のような効果があります。
・作業時間・オペレーションコストの削減
-全社員による精算書の起票・領収書類の添付、申請
-管理職による確認、承認
-経理部門での確認・会計システムへの入力
・これら作業に伴う人的ミスの防止
・添付資料の郵送料金・保管料金の削減
・経費のオープン化による内部統制強化
これまでも多くの企業で導入が進んでいましたが、コロナ禍での出社制限を受け、リモート環境でも申請・承認業務を滞りなく行なうことを目的に、導入あるいは乗り換えが加速しています。
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一目でわかるフローチャート！経費精算システムの選び方
経費精算システムの選定ポイントは、以下の3点です。
①解決したい課題
②製品ターゲットとの合致具合
③料金
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
1.解決したい課題
経費精算システムを選ぶ際には、「自社のどのような課題を解決したいのか」を洗い出した上で、必要な機能を明確化します。
具体的には、次のどれかである場合が多いかと思います。
①申請者のオペレーションコストや手間を削減したい
②承認者のオペレーションコストや手間を削減したい
③経理部門のオペレーションコストや手間を削減したい
①申請者のオペレーションコストや手間を削減したい場合
交通系ICカードから履歴情報を取り込んで自動で交通費精算ができる、交通系ICカード連携機能・モバイルIC連携機能は必須です。
モバイルについては、「iOS・Androidどちらにも対応できているシステム」を選びましょう。
従業員へ配布しているスマートフォンがAndroidだから大丈夫、とその時点の環境で選定すると、将来的な拡張の妨げになります。
また、スマホで領収書やレシートの写真を取るだけでデータを読み取れるOCR読み取り機能が搭載されているシステムがおすすめです。
「OCRの文字認識機能の精度」や「読み取りスピード」が事前に実機で確認できる、無料お試し期間があるシステムだと安心です。
コロナ禍で在宅ワークが推奨されたものの、領収書は原本提出のうえ上司の捺印が必要といった運用を行なってきた企業は、経費精算システムの乗り換えが突き付けられていること思います。
こういった企業では、領収書を紙ではなく、画像データで保存・添付できる機能が必須条件となります。
②承認者のオペレーションコストや手間を削減したい場合
モバイルでの承認が簡単に行なえるものや、申請状況・承認対象が一目で把握できるシステムがおすすめです。
申請があるとメールやアプリで通知されたり、承認作業が遅延している場合にアラートが自動的に行なわれる機能があるかを確認しましょう。
また、承認者クラスの従業員には秘書がつく企業などの場合は、代理申請機能があると便利です。
③経理部門のオペレーションコストや手間を削減したい場合
既存の会計ソフトとの連携に強みがある経費精算システムがおすすめです。
申請時に自動で勘定科目や税区分の仕訳がされるよう設定ができるため、集計・仕訳・会計ソフトへの入力の作業が大幅に削減されます。
また振込データ自動作成機能も振込作業削減に効果があります。
一方で、申請時のミスが多く確認の負担が大きい企業の場合は、法人クレジットカード連携機能を搭載したシステムがおすすめです。
2.製品ターゲットとの合致
経費精算システムの多くは、従業員数、アカウント数の目安を設けているため、自社のユーザー数と合致するかどうかを確認しましょう。
大企業の場合は、処理速度や仕訳ルールの柔軟性が考慮された「大企業向け」製品を選定することをおすすめします。
3.料金
経費精算システムでは、運用コストに注目しましょう。
特にクラウド型の経費精算システムでは、アカウント数に応じて価格が決められているシステムが主流です。
従業員数の大幅な増加が見込まれている企業、例えば子会社・グループ会社の運用を一本化する計画がある企業や、M&Aが想定される企業では注意が必要です。
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おすすめの経費精算システム13選
1.「楽楽精算」
画像出典元：「楽楽精算」公式HP
・特徴
導入実績7,000社、国内導入数No.1の「楽楽精算」は、経費精算の申請から支払いまで必要な機能がすべて揃った使い勝手のいい経費精算システムです。
交通系ICカード連携やOCR機能はもちろん、スマホ（iOS・Android）対応、さらに規定違反の自動チェック機能や自動仕訳機能など、経理部門の負担を軽くする機能が豊富です。
また、コーポレートカードとの連携が備わっている点は、他サービスと比べて優れています。
初期費用は10万円かかりますが、画面のカスタマイズやアップデート・メンテナンス費用が一切発生しないメリットがあり、中小企業よりは大手企業におすすめしたい経費精算システムです。
少し残念なことに、ユーザー1人あたりの料金がHP上に明記されていません。詳細はお問い合わせが必要です。
【料金プラン】
・月額費用：3万円～（税対応不明）※利用ユーザー数に応じて変動します。
・初期費用：10万円（税対応不明）
・無料トライアルあり（期間不明）
2.「Concur Expense」
画像出典元：「Concur Expense」公式HP
・特徴
「Concur Expense」は、外部サービス連携に優れている海外製のシステムです。
「JapanTaxi」「DiDi」といったタクシー配車アプリや、名刺管理「Sansan」、「タイムズカーシェア」「PayPay」などさまざまなアプリから利用データの自動取込みができ、入力作業を省力化できます。
OCR機能やモバイル対応、交通系ICカード連携といった基本機能のほか、経費明細レポート分析機能があり、使用経費のPDCAに役立ちます。
初期投資は低いのですが最低利用期間が一年間なので、慎重に導入を検討しましょう。
【料金プラン】
・月額費用
50ユーザーからプラン：月額 29,000円～（税抜）
エントリーパッケージ：詳細はお問い合わせが必要です
レギュラーパッケージ：詳細はお問い合わせが必要です
・初期設定費用：0円
・無料製品デモあり
3.「jinjer経費」
画像出典元：「jinjer経費」公式HP
・特徴
「jinjer」シリーズの経費精算システム。勤怠管理・労務管理など他のシリーズと連携し、全ての人事領域を集約できる点に強みを持っています。
UIは見やすく扱いやすい構成となっているほか、10段階まで設定できる承認フローや会社独自の勘定科目を入力できる経費設定など、カスタマイズ性の高さが特徴です。
また、充実した3つのサポートプランが提供され、サポート満足度が高いのも注目ポイント。
ただ、「jinjer」シリーズの中に会計システムがないため、自動連携がされず、CSVデータの出力・会計システムで取込みに手作業が必要です。どちらかというと中小企業に向いているでしょう。
【料金プラン】
・月額費用：500円/ユーザー（税対応不明）
※大規模企業（1,000名目安）の場合はお問い合わせが必要です。
・無料トライアルあり（期間不明）
4.「ジョブカン経費精算」
画像出典元：「ジョブカン経費精算」公式HP
・特徴
初期費用0円、ユーザー1人あたり400円と、業界トップクラスの低価格が魅力。
メール・Slack・ChatWorkによる多彩な通知方法、Amazonビジネス連携、自動タイムスタンプ付与など便利な機能が備わっているにも関わらず、初期設定が簡単で導入までに時間がかからないのが嬉しいポイントです。
1ユーザーあたり400円ですが、最低利用料金が月額5,000円と定められているので、12名以下の企業は割高になります。
【料金プラン】
・月額費用
中小企業向け：400円/ユーザー（税抜） ※最低利用料金は月額5,000円
大規模企業向け：詳細はお問い合わせが必要です。
・初期費用：0円
・無料トライアル30日間あり
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5.「RECEIPT POST」
画像出典元：「RECEIPT POST」公式HP
・特徴
「RECEIPT POST」は、レシートをスマホで撮ったら、専用ポストに投函するだけで経費精算が完了するという、他にはないサービス内容を提供しています。
撮影した領収書の画像はオペレーターがデータ化、さらに投函したレシート原本は全て点検・保管まで代行してくれます。タイムスタンプ付与機能で電子帳簿保存法にも対応でき、ペーパーレス化を推進したい企業におすすめです。
また、利用ID数に上限がなく月額固定で従業員全員がシステムを利用できるのも嬉しいポイント。
ただ、残念ながら、初期費用30万と初期投資がかかります。
【料金プラン】
・月額費用（ユーザー数無制限）：3万円～（税対応不明）
・初期費用：30万円（税対応不明）
・無料トライアルなし
6.「経費バンクII」
画像出典元：「経費バンクII」公式HP
・特徴
「SBIビジネスソリューションズ」提供の経費精算システムです。
iPhone・iPad・Android、さらにWindowsだけでなくMacOSまで、さまざまなデバイスに対応しているため、現状の環境でそのまま使うことができます。
また、10IDで月額3,300円とユーザー単価の低さも魅力。作成した伝票は現在利用中の会計ソフトへそのまま仕訳データとして出力できるので、月次処理がスムーズに行えます。
ただ、ICカード対応や電子帳簿保存法対応は別途オプション費用となり、フル機能だと最終的なお得感が低いかもしれません。
【料金プラン】
・月額費用（10ID単位）：3,300円（税込）
・初期費用：0円
・無料トライアルなし
7.「マネーフォワード経費」
画像出典元：「マネーフォワード経費」公式HP
・特徴
会計ソフトととして有名な「MoneyForward」シリーズの1つ。APIを利用したマネーフォワードクラウド会計へ自動仕訳連携が可能です。
また、不備入力の防止機能や経費分析機能など経理負担を軽くする機能のみならず、手入力不要で経費の申請・承認ができるなど、申請者側に嬉しい機能も備わっています。
月額料金の計算方法は「基本料金+従量課金+各オプション費用」の合算と、少し複雑で予算が立てにくいという弱みがあります。
【料金プラン】
・基本料金
スモールビジネス：月額 2,980円～（税抜）
ビジネス：月額 4,980円～（税抜）
・従量課金
5名以内で利用の場合：無料
6名以上で利用の場合：500円/1名あたり（税抜）
・初期費用：0円
・無料トライアル1ヵ月間あり
8.「経費精算freee」
画像出典元：「経費精算freee」公式HP
・特徴
会計ソフトとの強い連携が欲しい方には、こちらの「経費精算freee」もおすすめです。
承認済みの経費は「会計ソフトfreee」 に1クリックで登録できるので、精算額の反映がとてもカンタン。また、たくさんの領収書をまとめてスキャンして申請できるので、忙しい業務の合間でもラクに処理が行えます。
どちらかというと、従業員数の多い大企業より個人事業主や中小企業をターゲットにしているシステムです。
【料金プラン】
・月額費用 ※従業員20名以下の場合。従業員21名以上はお問い合わせが必要です。
ミニマム：1,980円～（税抜）
ベーシック：3,980円～（税抜）
プロフェッショナル：39,800円～（税抜）
・無料トライアル30日間あり
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9.「Team Spirit」
画像出典元：「Team Spirit」公式HP
・特徴
経費精算にとどまらず、勤怠管理や工数管理、電子稟議といった業務まで「Team Spirit」1つで行えるのを特徴としています。
経費精算をラクにする機能はもちろん、ジョブに紐付けて経費を登録できたり、従業員が入力した工数を連携できたりするので、リアルタイムかつ正確な原価管理を実現します。
また、Salesforceと連携して商談段階からリソースベースで見積りを出すことも可能です。
高機能ではありますが、統合型のバックオフィスソリューションのため、経費精算のみの導入はできません。また、年間契約型で初期投資が必要となるため、導入ハードルは高くなっています。
【料金プラン】（最低利用料金3万円から）
・Team Spirit スタンダードパッケージ
月額費用：600円/ユーザー（税抜）
初期費用：15万円（税抜）
・Team Spirit HR
月額費用：900円/ユーザー＋900円/人事担当者1名（税抜）
初期費用：25万円（税抜）
・Team Spirit Leaders
月額費用：600円/ユーザー＋6,000円/リーダー1名（税抜）
初期費用：20万円（税抜）
・Team Spirit EX（大規模企業向け）：詳細はお問い合わせが必要です
・無料トライアル30日間あり（5ユーザーまで）
10.「eKeihi」
画像出典元：「eKeihi」公式HP
・特徴
「eKeihi」は、20年以上の実績を持ち、Microsoft Azureを採用した堅牢なセキュリティ体制なので安心して運用できる経費精算システムです。
独自機能として、Amazonビジネス連携があり、購買業務の企業審査・申請・精算が簡単に行えます。
承認フローが細かく設定できるのも嬉しいポイントです。代理申請・代理承認機能もあり、承認者への業務負荷削減を目的としている企業におすすめです。
クラウド型の経費精算システムだけでなく、セキュリティ面の高いオンプレミス型も提供しています。
公式HP上の最少見積もり単位が50人からになっているので、従業員数が少ない企業はお問い合わせが必要です。
【料金プラン】
・クラウド型
月額費用：29,000円～（税抜）
初期費用：0円
・オンプレミス型
保守費用：72,000円/年（税抜）
初期費用：65万円（税抜）
・無料トライアル1ヵ月間あり
11.「Smart Go Staple」
画像出典元：「Smart Go Staple」公式HP
・特徴
モバイルSuicaと法人プリペイドカード「Stapleカード」を利用することで、経費精算全体をキャッシュレス化できるシステムです。
これらのカードを利用すれば改札を通るだけで交通費申請が完了したり、立替請求や振込の手間を省いたりできます。
特に「通勤経路区間での乗車は通勤費／それ以外での乗車は交通費」を自動で判別してくれる機能が大変便利です。
withコロナにより、交通費を定期から都度精算に切り替えた企業にも嬉しい機能といえます。
Stapleカードが利用できるプラン料金が1IDあたり1,000円と、他サービスと比べて単価が高いところが弱点です。
【料金プラン】（300IDまで）
・セット版サービス（交通費精算サービス「Smart Go」の連携あり）
月額費用：1,000円/ID（税抜）
初期費用：0円※
・単体版サービス（上記連携機能なし）
保守費用：600円/ID（税抜）
初期費用：0円※
※別途、Stapleカード発行手数料が発生します。
・無料トライアル30日間あり
12.「kincone」
画像出典元：「kincone」公式HP
・特徴
「kincone」はSuicaやPASMOをタッチするだけで勤怠管理と交通費精算が同時に行える、タイムレコーダーの機能を兼ね備えた精算システムです。
初期費用0円、1ユーザー月額200円と業界トップクラスの低価格に加え、スマホがあれば始められる手軽さも魅力です。
Slack・Chatwork・LINE WORKSと連携してチャットから打刻することもできます。
申請者への負荷を軽減させる一方で、Webブラウザやアプリからの打刻時にGPSの位置情報が取得でき、不正打刻を防止する機能があるのは、管理者に嬉しいポイントでしょう。
勤怠と交通費に特化している分OCR機能がないので、レシート処理が多い企業には物足りないかもしれません。
【料金プラン】
・月額費用：200円/ユーザー（税抜）
・初期費用：0円
・無料トライアル2ヵ月間あり
13.「rakumoケイヒ」
画像出典元：「rakumoケイヒ」公式HP
・特徴
NAVITIMEと連携し、出発駅と到着駅を入力するだけで正しい運賃が自動反映される一歩先行く交通費精算システム。経費申請入力の手間さえかかりません。
さらに同シリーズの「rakumoカレンダー」と連携すれば、外出予定をスケジュールに登録する時に出発地と到着地を入力するだけでOK。
申請作業、上長承認、経理部門の確認作業といった毎月の繰り返し作業を、最小化することができます。
システムの特性上、交通ICカード連携やOCR機能はないので注意が必要です。
【料金プラン】
・月額費用：300円/ユーザー（税抜）
・初期費用：0円
・無料トライアル2週間あり
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経費精算システム導入の注意点・デメリット2点
1.運用開始までに数週間～数ヵ月かかる
導入を決めた即日から経費精算システムが運用できるわけではありません。
申請経路やワークフローによってはシステム化に合わせた変更が必要になる場合もあり、1週間で開始できる場合もあれば3ヵ月程度必要となる場合もあります。
少しでも開始を早めるには、データインポート機能があるものや導入サポートが手厚いシステムを選ぶとよいでしょう。
2.全社向けの説明が必要
経費精算作業は一般社員から役員まで全社員に関係するため、新規導入するシステムの利用方法をまとめた全社向けの説明が必要です。
説明を行う担当者の方は、導入初期に負担が増えることになるでしょう。
初期負担を減らすためにも操作がカンタン・分かりやすいシステムを選ぶのと同時に、社内問合せ先を決めておくと運用開始後がスムーズに進みます。
まとめ
本記事では、カンタン操作なものから会計連携に強いもの、交通費精算に特化したものまでさまざまなタイプの経費精算システムをご紹介しました。
機能や価格だけでなく、比較ポイントなどを踏まえながら経費精算システムを導入し、その効果を実感してみてください。
料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
(以下から資料請求できないサービスもございます)
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画像出典元：O-dan
