「DocuSign」は世界中の企業が導入！ 機能が豊富な電子契約システム
「DocuSign」は30日間の無料版が用意され、月額$10から利用できる電子契約システムで、世界で75万社以上の組織や団体が導入しています。数多くの充実した機能が揃い、契約書作成・署名・実行・管理など、すべての契約プロセスの効率化が狙えます。
一方で、機能が多すぎて扱いが難しいという声が上がっているのも事実で、難易度の高いツールであることは否めません。ですが、運用に成功すれば契約プロセスの効率化のみならず、脱ハンコやペーパレス化、BCP対策にもなり、今のような時代だからこそ得られる効果は絶大です。
画像出典元：「DocuSign」公式HP
「Docusign」の導入メリット5つ
1.契約書作成機能が充実
カスタムフィールドやワークフローのテンプレート化が可能なため、契約書作成での繰り返し作業をなくし、時間と手間を削減することができます。また、コラボレーション機能を活用すれば契約書の共同編集ができ、相手方と内容を交渉しながらの契約書作成が可能になります。
さらに「DocuSign」では、WordやPDFフォーマットなど幅広い一般形式文書での契約書作成が可能なので、あらゆるタイプの契約書作成に対応できます。
簡単に契約書作成ができる充実機能 画像出典元：「DocuSign」公式HP
2.マルチデバイス対応
一般的な電子契約システムは、クラウド型であってもモバイルに対応していないサービスもあります。タブレットやスマホからブラウザ経由で使用するにしても、オフライン時には使用できず、パソコン用の表示では操作しづらいことも。
一方「DocuSign」では、モバイルアプリを無料ダウンロードでき、場所や端末を問わず、契約書の送信、署名・捺印が可能なので、外出が多くても業務が滞りません。オフライン時の作業も、接続時に自動でサーバーと同期されます。特に、Androidに対応できるモバイルアプリは利用者から好評です。
3.350以上の外部システムと連携可能
「DocuSign」は、豊富なAPIにより350以上の外部システムとの連携が可能です。Dropbox、OneDrive、Google Driveなどの外部のクラウドストレージとも連携できます。Salesforceとも連携でき、Salesforce 内での契約書作成・署名・保管が可能。契約書のために、わざわざ別のソフトを使う必要がなくなります。
一方、機能が多く難しいという声もあり、豊富な機能を使いこなすまでには多少の時間が必要です。
4.社内管理しやすいシステム
「DocuSign」では、全ての契約書はラベリング・グループ化され、自動保存されます。
保存された契約書は、細かな権限設定と厳しい監視のもといつでも検索が可能なので、決算や監査の準備もスムーズに行えるようになります。利用企業からは、プリントアウトやスキャンなどの手間が削減できペーパーレス化が実現し、業務の効率化が実感できたと好評です。
さらに、契約プロセスの進行状況を随時確認することができるので、組織全体でいつでも契約書の内容を確認できる体制が整います。
5.SMS配信でスピーディーに署名獲得
「DocuSign」を利用すると、SMSで署名者のモバイルに署名依頼の通知を送ることができます。通知を受信した署名者は、リアルタイムに通知を確認し、電子署名を実行することができます。メールよりも手軽に確認しやすいSMSで通知することで、署名者側の利便性も高まると評判です。素早く文書に署名してもらうことができるようになるので、契約締結までの時間が短縮され、ビジネスの迅速化が期待できます。
SMSでの署名依頼の配信が可能 画像出典元：「DocuSign」公式HP
「Docusign」のデメリット
1.機能が多すぎて扱いが難しい
「Docusign」は、契約書作成や社内稟議の効率化、ペーパーレス化、BCP対策など、電子契約システムの主な目的をほぼ網羅しており、便利な機能が多いです。一方で、機能が多すぎるがために扱いが難しいことがデメリットとなっています。利用者からも、「機能が非常に多く使いこなすのが大変。慣れないうちは調べることがいっぱい」など、扱いの難しさを嘆く声が多く上がっています。
解決策として、自社での運用に自信がない場合は、手厚いサポートを受けられる代理店を利用するのも一つの方法です。
2.どこで承認が止まっているか、確認しづらい
「DocuSign」では、更新通知が送信者と受信者にしかこないので、自分が署名者ではない場合、進捗状況を把握しづらいこともデメリットです。起票した人や署名する人に状況を確認する手間がかかるので、場合によっては非効率だと感じます。利用者からも、「起票者以外はどこで捺印が止まっているか確認できないので、少し不便に感じる。アクセスツールもないので使いづらい」という声が。
解決策としては、自社での署名フローを期間も含めて設定するなり、リマインダーを設定するなりの対策が必要でしょう。
「Docusign」の料金プラン
「Docusign」は、3つの料金プランから選ぶことができ、年間一括払いか月額払いかを選択することができます。30日間の無料トライアルがあるため、使用感を試してから契約することも可能です。
▶︎年間一括払いの料金プラン
画像出典元：「DocuSign」公式HP
まとめ
「DocuSign」を導入すれば、契約書作成・署名・実行・管理を含む全ての契約プロセスの効率化が目指せるほか、ハンコ・紙文化から脱却し、今後のテレワーク社会に遅れをとらない事業の構築が実現できます。多少難しいシステムでも、長期的な取り組みにより業務の効率化、そして、テレワーク体制を構築していきたい企業にはおすすめです。電子契約システムの導入を考えているなら、一度「DocuSign」を検討してみてはいかがでしょうか。
電子契約システムのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
(※以下資料請求にDocuSignは含まれません)
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